Allgemeine und spezielle Funktionen
Obwohl nedecoORDERBOOK zunächst in Kooperation mit Fleischereien und Partyservices entwickelt wurde, sind viele der Funktionen branchenübergreifend.
Auftrags- und Kundenverwaltung sind sehr generische Funktionen und praktisch für jede Art von Unternehmen relevant. Artikelverwaltung und Einkaufsplanung sind interessant für alle diejenigen Unternehmen, die aus Rohmaterialien ein Endprodukt herstellen und dieses zum Verkauf anbieten.
Lediglich die Funktionen Menüplanung und Allergenverwaltung sind speziell für die lebensmittelverarbeitende Industrie konzipiert worden.
Funktionen
Auftragsverwaltung
Der erste Schritt zur Erstellung eines Auftrags ist das Erfassen der Kundenanfragen mit Hilfe eines digitalen „Einkaufswagens“ bzw. Warenkorbs, wie er auch in vielen Online Shops üblich ist. Die angebotenen Artikel können (in der gewünschten Anzahl) in den Warenkorb übertragen bzw. von dort wieder entfernt werden, wobei auch der Gesamtpreis errechnet wird. Sobald der Inhalt des Warenkorbs bestätigt wird, werden die Daten gespeichert und stehen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Kundenverwaltung
Die Stammdaten der Kunden werden in einer Datenbank gespeichert und mit nedecoORDERBOOK verwaltet. Zunächst werden hier die üblichen Angaben (wie Name, Adresse,Telefon, E-Mail…) erfasst. Diese Daten werden dann bei der Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen für bekannte Kunden automatisch übernommen. Zudem können auch kundenspezifische Rabatte hinterlegt und bei der Angebotserstellung berücksichtigt werden.
Artikelverwaltung
Hier werden die von Ihnen produzierten Artikel erstellt und verwaltet. Die Artikeldaten umfassen einen Namen, den Preis, den Mehrwertsteuersatz und eine Maßeinheit (Gramm, Stück, usw.). Auch ein Bild des Artikels kann hinterlegt werden, dass bei Aufruf des Artikels mit angezeigt wird. Des Weiteren können die verschiedenen Arten von Artikeln in Kategorien gruppiert werden, wie z. B. Hauptgerichte, Snacks, Suppen, o. Ä.
Einkaufsplanung
Nachdem ein Artikel erstellt wurde, können ihm die benötigten Zutaten, inklusive Mengenangaben, zugeordnet werden. Diese Angaben dienen der Einkaufsplanung. Das heisst, es wird eine Einkaufsliste generiert, die alle benötigten Zutaten für offene Angebote oder Aufträge in einem kommenden Zeitraum enthält. Der Zeitraum ist dabei frei wählbar, z. B. die nächste Woche oder die nächsten drei Tage.
Menüplanung
Durch die Zusammenstellung von bereits bestehenden Artikeln, kann ein Menü als Sammelartikel mit eigenem Preis erstellt werden. Auch hier können, wie bei „normalen“ Artikeln, Sonderkonditionen für Stammkunden festgelegt werden. Das Erstellen eines Menüs kann im Vorhinein erfolgen, so dass das Menü wie ein Artikel angezeigt wird und in den Warenkorb übertragen werden kann. Aber auch im Warenkorb selbst können noch weitere Anpassungen für den Kunden getätigt werden.
Allergenverwaltung
Ein Allergen zu erstellen, ist äußerst einfach, da lediglich die Vergabe eines Namens erforderlich ist. Ein oder mehrere der so definierten Allergene können dann, ähnlich wie Zutaten, einem Artikel zugeordnet werden. Bei der Erstellung der relevanten Dokumente (Angebote, Lieferscheine, usw.) werden die insgesamt vorhandenen Allergene für alle vorhandenen Artikel ermittelt und in Form einer einer Fußnote aufgezählt.
Vorteile
Auftragsverwaltung
Das initiale Erfassen und Speichern der Kundenwünsche, in Form eines digitalen Warenkorbs, öffnet die erste und entscheidende Tür für die Automatisierung der weiteren Abläufe rund um einen Auftrag. Die Liste der angebotenen Waren für Angebote, Lieferscheine und Rechnungen kann jetzt automatisch erstellt werden. Die geplanten Liefertermine werden zudem in einem Kalender visualisiert. Nach Abschluss eines Vorgangs werden die relevanten Dokumente automatisch archiviert.
Kundenverwaltung
Eine gut gepflegte Kundendatenbank ist, neben dem digitalen Warenkorb, der zweite Baustein zur Automatisierung der Abläufe. Sobald dem Warenkorb ein Kunde zugeordnet wurde, können alle nötigen Dokumente auf Knopfdruck erzeugt und verschickt werden. Kundenspezifischen Rabatte, z. B. für Stammkunden oder Großbesteller, werden im Angebot gut sichtbar ausgewiesen. So eröffnet sich die Möglichkeit, Sonderkonditionen zu vereinbaren und die Kundenbindung zu erhöhen.
Artikelverwaltung
Das Erstellen von Artikeln wurde bewusst sehr flexibel gestaltet. Mit Hilfe einer wählbaren Maßeinheit, dem variablen Mehrwertsteuersatz und einer Liste der benötigten Zutaten lassen sich im Prinzip alle möglichen Arten von Artikeln abbilden. Zusätzlich können die Artikel nach Kategorien geordnet werden, was die Übersichtlichkeit bei der Bestellauswahl erhöht.
Einkaufsplanung
Wenn den Artikeln die benötigten Zutaten bzw. Rohmaterialien einmal zugeordnet worden sind, erfolgt die Planung der nötigen Materialbestellungen oder Einkäufe, für einen frei wählbaren Zeitraum, ganz einfach per Mausklick. Die manuelle, zeitaufwendige und oft fehleranfällige Aufstellung der benötigten Grundkomponenten für den Einkauf entfällt so.
Menüplanung
Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen und mit ein paar Mausklicks ein neues Menü zusammenzustellen. Dabei bietet es sich natürlich an, die beliebtesten Kombinationen dauerhaft im Angebot zu belassen. Durch die Möglichkeit, Menüs selbst noch im Warenkorb zu verändern, können Sie Ihren Kunden aber auch individuelle Wünsche erfüllen, ohne dass ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht.
Allergenverwaltung
Laut der EU Lebensmittel-Informationsverordnung (LMIV) müssen die 14 häufigsten Auslöser von Allergien und Unverträglichkeiten stets angegeben werden. nedecoORDERBOOK erledigt diese Verpflichtung für Sie auf einfachste Weise: Nachdem Sie Ihren Artikeln einmalig die relevanten Allergene zugeordnet haben, erscheint die Gesamtliste automatisch auf allen relevanten Dokumenten, ohne dass Sie einen weiteren Gedanken daran verschwenden müssen.