Das Grundprinzip
Zur Modellierung und Visualisierung Ihrer Prozesse wird zunächst ein grafischer Prozesseditor auf Basis von BPMN (Business Process Model and Notation) verwendet. Dafür stehen im Internet kostenlose und frei verwendbare Programme zum Download zur Verfügung.
nedecoBRIDGE wurde entwickelt um die so modellierten Prozesse digital umzusetzen. Über eine Web-Interface werden dabei die verschiedene Aktionen definiert und konfiguriert, die in den einzelnen Prozessschritten ausgeführt werden sollen. Dazu zählen z. B. das Erfassen von Daten durch Mitarbeiter, die Verwaltung von Datenbanken oder das automatische Versenden von E-Mails.
Funktionen
Digitalisierte Prozesse
Die Grundfunktion von nedecoBRIDGE besteht darin, einen in BPMN grafisch spezifizierten Prozess zu importieren und digital umzusetzen. Für jede neue Tätigkeit oder jeden neuen Auftrag wird dann eine Instanz dieses Prozesses gestartet und die einzelnen Prozessschritte werden durchlaufen. Die Prozessgrafik wird dabei übernommen und durch einen Mausklick auf einen einzelnen Schritten die gewünschten Aktionen zugeordnet werden.
Benutzerverwaltung
Benutzer melden sich bei nedecoBRIDGE mit E-Mail Adresse und Passwort an. Jedem Benutzer ist dabei eine bestimmte Rolle zugeteilt. Die Rolle Administrator hat alle Rechte und ist typischerweise für die Konfiguration des Systems verantwortlich. Für andere Benutzergruppen können die benötigten Rechte so angepasst werden, dass jedem Benutzer nur die für seine Rolle relevanten Informationen und Aufgaben angezeigt werden.
Datenerfassung durch die Mitarbeiter
Typischerweise erfolgt die Eingabe (oder das Abfragen) von Daten durch die Mitarbeiter über ein mobiles Gerät. Hierfür wurde eine Android App entwickelt, die einem Mitarbeiter zunächst alle Aufgaben angezeigt, für die er, gemäß seiner Rolle, in Frage kommt. Der Mitarbeiter kann sich hier eine Aufgabe reservieren, abarbeiten und die nötigen Eingaben tätigen.
Datenbankabfragen (SQL)
Das Lesen aus oder das Schreiben in Datenbanken ist über SQL möglich. Die entsprechenden SQL Abfragen werden in nedecoBRIDGE formuliert und einem Prozessschritt zugeordnet. Dabei kann es sich zum einen um externe Datenbanken handeln. Zum anderen bietet nedecoBRIDGE intern sogenannte dynamische Tabellen an. Dynamische Tabellen können importiert und manuell bearbeitet werden, es besteht aber auch hier die Möglichkeit einer automatisierten, prozessgesteuerten Aktualisierung mit Hilfe von SQL Jobs.
Regelmäßige Aktivitäten (Cronjobs)
Als Cronjobs bezeichnet man, ganz allgemein, Jobs, die regelmäßig wiederkehrende Aufgaben ausführen. In nedecoBRIDGE handelt es sich bei diesen Aufgaben um SQL Jobs. Typischerweise wird dies genutzt, um eine Datenbank (in konfigurierbaren Zeitabständen) immer wieder abzufragen und auf neue Datensätze zu prüfen. Jeder Cronjob ist mit dem zugehörigen Prozess verknüpft und wenn eine SQL Abfrage einen oder mehrere Datensätze zurückgibt, wird zu jedem Datensatz eine Prozessinstanz gestartet.
Automatische E-Mails und Berichte
Während des Prozessablaufs können automatisch E-Mails versendet oder Berichte erstellt werden. Die E-Mail Empfänger und die Inhalte sind dabei konfigurierbar. Zudem können in beiden Fällen Prozessvariablen eingefügt werden, die vor dem Versenden einer E-Mail oder beim Generieren eines Berichts mit den aktuellen Werten aus dem Prozess ersetzt werden.
Vorteile
Digitalisierte Prozesssteuerung
Wichtig ist uns, dass die digitalisierte Steuerung durch nedecoBRIDGE eine eins-zu-eins Umsetzung der modellierten Prozesse gewährleistet. Das schafft geordnete Abläufe und Transparenz, denn das Prozessdiagramm ist gleichzeitig auch die unumstössliche Grundlage für die tatsächliche Durchführung. Nicht kommunizierte und nicht dokumentierte Änderungen der Abläufe werden dadurch ausgeschlossen.
Benutzerverwaltung
Einerseits dient die Definition verschiedener Rollen natürlich der Sicherheit, in dem Sinne, dass nur die ausgewählten Administratoren Zugriff auf systemkritische Funktionen haben. Andererseits bietet sich auch die Möglichkeit, in jedem Prozessschritt klar zu definieren, welche Mitarbeiter für welche Aufgaben verantwortlich sind. Vertrauliche oder überflüssige Informationen können ausgeblendet werden.
Datenerfassung durch die Mitarbeiter
Die Einsatzmöglichkeiten von mobilen Geräten sind vielfältig: Bar- und QR-Codes werden gescannt, es wird fotografiert und digitale Unterschriften werden geleistet. Um dem Anwender dabei eine möglichst komfortable und praktische Bedienung zu ermöglichen, ist eine dedizierte, eigens für diesen Zweck entwickelte App, am besten geeignet. Die Datenerfassung erfolgt dabei über konfigurierbare Formulare. Der Administrator stellt diese Formulare einfach und intuitiv mittels „Drag & Drop“ vordefinierter Bausteine zusammenstellen.
Datenbankabfragen (SQL)
Mit Hilfe von Datenbankabfragen wird eine der wichtigsten Funktionen von nedecoBRIDGE realisiert, nämlich die „Brücke“ zu den bereits vorhandenen IT Systemen zu schlagen. Die Daten aus vorhanden Systemen werden erfasst, im Prozess bearbeitet und immer wieder in das ursprüngliche System zurückgeschrieben. So wird sowohl eine zentrale Verfügbarkeit und Verarbeitung der Daten als auch die Konsistenz der beteiligten Systeme gewährleistet.
Regelmäßige Aktivitäten (Cronjobs)
Der Vorteil von Cronjobs kommt hauptsächlich in Verbindung mit Datenbankabfragen zum Tragen. In Fällen, in denen es nicht möglich oder nicht erwünscht ist, dass existierende Systeme bei Änderungen eine Nachricht an nedecoBRIDGE schicken, kann ein Cronjob genutzt werden, um regelmäßig das Auftreten neuer Datensätze, wie zum Beispiel den Eingang von Aufträgen, zu prüfen und automatisch die entsprechenden Prozesse zu starten. Die Werte der jeweils ausgelesenen Daten können dabei an die zugehörigen Prozessinstanzen übergeben und dort weiterverarbeitet werden.
Automatische E-Mails und Berichte
Das Erstellen von automatischen E-Mails und Berichten entlastet die Mitarbeiter von Routineaufgaben. Insbesondere durch den Einsatz von Prozessvariablen können hier relevante Daten aus den Prozessen extrahiert, flexibel präsentiert und kommuniziert werden. Zeitraubende Tätigkeiten, wie das Abtippen oder Kopieren von Zahlen, entfallen ebenso, wie die damit oft verbundenen Übertragungsfehler.